Перевозка архива

Каждая компания, как правило, собирает и хранит все важные документы, даже если на текущий момент они утратили свою значимость. Таким образом, постепенно формируется архив – склад документации, в котором находятся бумаги, касающиеся прошлой и настоящей деятельности компании, ее финансовых сделок, досье на сотрудников и многие другие документы.

В наше нестабильное время бизнес может развиваться быстрыми темпами или, наоборот, чахнуть и уменьшать обороты. И в том, и в другом случае часто возникает необходимость переезда офиса на новую площадь – больше или меньше той, на которой сотрудники работали раньше. И здесь встает такой важный вопрос, как перевозка архива. Конечно, на фоне общего офисного «переполоха», когда надо позаботиться о доставке офисной мебели, техники, сейфов и иных вещей, перевозка архивных документов может показаться совсем «ерундовым делом». И все же относиться пренебрежительно к транспортировке «старых бумажек» не стоит – такое отношение чревато большими потерями: например, разглашением конфиденциальных сведений о работе фирмы или предприятия, пропажей отчетной бухгалтерской документации и т.п. Даже банальные путаница и беспорядок, возникшие в архивных бумагах после переезда, могут приостановить деятельность крупной компании до тех пор, пока порядок в архиве не будет полностью восстановлен.

Подготовка к перевозке архива

До начала непосредственного перемещения документов с одного места на другое, следует провести подготовку архива к перевозке. Первое, что нужно сделать, - разобрать архив, рассортировать и систематизировать документацию. Понятно, сортировка и систематизация «бумажек» может занять немало времени, и все же потратить его на такое нудное дело стоит – тогда при расположении архива на новом месте не возникнет никакой путаницы, все папки быстро найдут нужные стеллажи. Многие транспортные компании, которые занимаются перевозкой архивов, оказывают услуги и по сортировке документации в соответствии с требованиями заказчика.
Следующий этап – упаковка архива. Все документы уже распределены по тематикам, рассортированы по размерам и сложены аккуратными стопками. Теперь надо образованные пачки упаковать, причем желательно – во влагоустойчивый материал (полиэтиленовые пакеты или стрейч-пленку). Заворачивать документацию необходимо очень тщательно, не оставляя краев: документ с намокшими краями или разводами может быть признан недействительным.

И последний этап подготовки – укладка запакованных пачек документов в транспортировочную тару. Как правило, такой тарой выступают плотные картонные коробки – каждая коробка аккуратно маркируется в соответствии с содержимым.  Далее коробки загружаются в транспорт, причем они могут быть связаны скотчем по нескольку штук или вообще поставлены на поддон и сформированы в паллету (если речь идет о транспортировке многотысячного архива).

Выбор транспорта для перевозки архива

В зависимости от возможностей компании и важности перевозимой документации, транспортировка архива может осуществляться на разных автомобилях:

• автомобиль с кузовом: уместен, если речь идет о масштабной перевозке, но кузов должен быть закрыт или хотя бы поверх коробок нужно натянуть тент – для избежания порчи или потери документов, а коробки или поддоны с коробками надежно зафиксированы специальными ремнями;
• автомобиль с фургоном: считается оптимальным вариантом для транспортировки архива среднего масштаба;
• грузопассажирский автомобиль типа «Газель»: часто встречающийся вариант перевозки архивных документов, в случае выбора которого важно уделить особое внимание погрузке и фиксации коробок с документами;
• специально оборудованный автомобиль с повышенной степенью защиты от краж и потерь документации: есть смысл воспользоваться таким автотранспортом, если речь идет об особенно важных документах и сохранении полной конфиденциальности.

Как не надо перевозить документы

Если не соблюдать правила перевозки документов, вероятность их повреждения или потери очень возрастает. Не стоит перевозить документы, которые:

• не упакованы во влагостойкий материал;
• находятся внутри предметов мебели (столов, шкафов) или внутри сейфа.

Финал транспортировки архива – сверка документации

Заключительная стадия перевозки архива – проверка, все ли документы прибыли на новое место. В зависимости от организации процесса транспортировки и объема документов, это может быть:

• подсчет количества коробок (оно должно быть одинаковым до и после транспортировки);
• сверка по списку (этот список составляется во время сортировки и систематизации архивных документов);
• Не стоит после разгрузки коробок с документами откладывать сверку на потом. Чем раньше обнаружится потеря, тем больше вероятность, что утерянные документы найдутся и займут свое место на архивной полке.

Стоит ли страховать перевозку архива?

Как показывает практика, обращение в страховую компанию для страхования потери документации во время перевозки не приносит особой пользы. Ведь в случае утери или повреждения важных бумаг страховая компания всего лишь выплатит компенсацию - и только тогда, если в процессе транспортировки соблюдались все пункты, прописанные в договоре страхования. Но утраченные документы это точно не вернет.

По утверждению специалистов, лучшей страховкой от потери и повреждения важных бумаг является создание их резервных копий во время подготовки к перевозке архива. А особо ценные экземпляры следует не только размножить, но и заверить их подлинность у нотариуса. И перевозить резервные документы нужно отдельно от общего архива.